#7 Documentos Trabalhistas obrigatórios para Empresas
Em que pese vigore a máxima do contrato realidade, valendo por sua vez o que acontece de fato e não o que está disposto nos documentos escritos, sem qualquer dúvida, a melhor maneira de uma empresa se resguardar é ter tudo documentado.
Se de um lado o excesso de formalismo (documentos) pode limitar das relações, de outro lado, tornasse forma de assegurar com clareza os objetos e normas as quais as partes estão submetidas.
E quais documentos podem ser elencados, dentre os mais importantes? Neste artigo elencamos 7 deles, a saber:
Contrato de trabalho
Apesar da exigência maior de uma relação de emprego ser a anotação em carteira é imprescindível que se estabeleça com clareza os termos da relação, através de um contrato de trabalho especifico, detalhando as peculiaridades da atividade e a respectiva remuneração.
É cediço que para a contratação de empregado em regime de experiência é essencial que seja escrito, mas é comum após a efetivação do empregado, não haver outra minuta de contrato ante a validação das principais obrigações do contrato de experiência.
Contudo, considerando a integração do empregado na empresa, sem data prevista de saída, urge enfatizar os temos contratuais, bem como, estabelecer premissas necessárias a uma relação duradoura, por isso que, torna-se importante que seja firmado ou aditado o contrato de trabalho por tempo indeterminado.
Aditivo Contratual
Uma vez ocorrendo situações que impliquem na modificação de um ou de vários termos do contrato, importante que se celebre um aditivo contratual, assim, a empresa e o empregado possuirão maior clareza quanto aos deveres e obrigações.
2. Acordo de Compensação e/ou Prorrogação de Horas
Para que a empresa possa liberar os empregados mais cedo ou que possa permitir a compensação de horas é necessário que se formalize o respectivo acordo de compensação e prorrogação de jornada.
Ocorre a compensação de jornada quando o empregado trabalhar num dia além da jornada diária e noutro dia aquém desta, a fim de compensar as horas de sobre jornada, sem que sejam configuradas como horas extras (PAIXAO, 2018, 376p.).
Por convenção ou acordo coletivo de trabalho, a nova legislação autoriza a realização de horas extras até no máximo 10 (dez) horas por dia, sendo que a compensação dessas horas deve ocorrer em até 01 (um) ano.
Já se o acordo se der por instrumento individual, admite a prorrogação da jornada, desde que, a compensação ocorra dentro de 01 (um) mês.
Essas informações devem constar do respectivo acordo, devidamente assinado por ambos pactuantes.
3. Banco de Horas
O banco de horas para ser válido deveria constar de acordo ou convenção coletiva de trabalho, mas a nova legislação passa a ser admitido por acordo individual escrito entre empregado e empregador desde que a compensação se dê no período de 06 (seis) meses.
Ainda passível de controvérsias quanto à dispensa de intervenção sindical, no que tange banco de horas individual, importante salientar que a 1ª Turma do Tribunal Superior do Trabalho validou acordo que instituiu o banco de horas sem a anuência do sindicato (Proc. Processo: RR-72100-95.2007.5.15.0023).
Assim, caso a empresa queira formalizar banco de horas, deve se atentar aos requisitos essenciais, para que não corra o risco de tê-lo invalidado judicialmente.
4.Recibos
Para toda e qualquer entrega, seja de material, EPI´s, uniformes, Carteira, dentre outros, deve haver um recibo assinado pelo respectivo empregado.
Trata-se de uma maneira eficiente de provar que aquele colaborador recebeu e, para se ter controle de quem ainda não recebeu. Permitindo a organização funcional da empresa e a prevenção ou repreensão de problemas.
5.Informativos ou Comunicados
Sempre que a empresa necessitar fazer um comunicado ao empregado ou aos empregados, importante que se tenha documentado o seu respectivo teor, para ampla ciência.
Isso permite que todos sejam cientificados, impedindo ressalvas discriminatórias, bem como, torna a comunicação da empresa mais eficiente.
6. Comprovantes
Seja de aviso de férias, do prévio, de pagamento, contracheques, vales, de exames médicos de admissão, demissão, periódicos e etc.. Todos os documentos que possam servir para provar a conformidade com a legislação trabalhista da respectiva categoria.
7. Documentos assinados
Aqui se enquadram todos os documentos que comprovem a ciência do empregado e do empregador.
Em todos os documentos é imprescindível a colheita da assinatura do colaborador, denotando sua prévia ciência. Caso o trabalhador se recuse a assinar, o empregador pode se valer de testemunhas da recusa e da ciência do empregado.
Finalmente, a melhor maneira de demonstrar o cumprimento das normas trabalhistas é através de documentos. As empresas que promovem a documentação adequada e correta quanto aos seus colaboradores, possuem melhor estrutura organizacional e consequentemente, reduzem os riscos laborais.
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